Codice Privacy e Note Legali

Informativa Privacy

ai sensi dell’art.13 del Reg. UE 2016 / 679 (di seguito, “GDPR”) Otelia protegge la tua privacy per il trattamento dei dati personali acquisiti tramite il presente sito web otelia.io e ulteriori servizi ad esso connessi

Informazioni generali

Si informano gli utenti (di seguito, anche quali “interessati”, ex. art.4, c.1 GDPR) dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento:

  1. Il Titolare del Trattamento è Otelia srl, in persona dei suo legale rappresentante, con sede legale in Milano - via Durini n. 5 (20122 - MI) – Codice Fiscale e Partita IVA 04682960960, che potrai contattare anche ai seguenti recapiti: info@otelia.it – tel.: +39 02 898 77 597 – fax.: +39 02 947 53 571.

  2. Tutti i dati degli utenti, riferiti direttamente o indirettamente a persone fisiche, sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’art. 5 GDPR.

  3. Abbiamo adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti e accessi non autorizzati.

  4. Tramite il sito si raccolgono, mediante sistemi e supporti informatici ovvero cartacei (cfr.: stampa cartacea di documento informatico), solamente dati “comuni” ovvero informazioni che non comprendono “particolari categorie di dati” (dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona) ovvero di “dati giudiziari” (dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza).

  5. Il web hosting del sito è tenuto da Google LLC, con sede in California – Mountain View (USA) società nominata responsabile esterno del trattamento, elaborando i dati per conto del Titolare, i cui server – ai fini della gestione del sito - sono posti all’interno dello Spazio economico europeo; eventuali trasferimenti di dati a sub-responsabili all’estero verranno coperti da clausole contrattuali standard e/o dall’adesione del sub-responsabile al Privacy Shield, in conformità agli artt. 45 e 46 GDPR.

  6. L’elenco aggiornato delle persone autorizzate al trattamento per conto del Titolare nonché dei responsabili esterni del trattamento designati da Otelia è disponibile presso la sede del Titolare.

  7. La politica della privacy di Otelia non comporta, infine, il trattamento di dati personali di persone fisiche minori di 18 anni di età. Pertanto questo sito e i servizi ad esso connessi non sono destinati a raccogliere intenzionalmente informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare le cancellerà in modo tempestivo, direttamente e/o su richiesta degli utenti.

I tuoi dati personali

Si descrivono le modalità di gestione dei dati personali acquisiti tramite il presente sito web otelia.io e ulteriori servizi ad esso connessi, che prevedono la possibile interazione con l’utente:

  • dati di navigazione
  • contatti / diventa partner
  • supporto
  • registrazione utente
  • altri dati forniti volontariamente
  • e i Cookies ?

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero – attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi – permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Finalità e base giuridica del trattamento
(GDPR- art.13, comma 1, lett. c)
Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento. I dati potrebbero inoltre essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito (legittimi interessi del titolare – GDPR considerando n. 49).
Ambito di comunicazione
(GDPR- art.13, comma 1, lett. e,f)
I dati sono trattati da personale interno del Titolare, regolarmente autorizzato e istruito al trattamento (GDPR-art.29) nonché da parte di responsabili esterni debitamente nominati (vedi punto 1.5).
Periodo di conservazione dei dati
(GDPR- art.13, comma 2, lett. a)
I dati sono conservati per frazioni di tempo molto brevi ovvero per il tempo strettamente necessario richiesto dalla navigazione stessa.
Conferimento
(GDPR - art.13, comma 2, lett. f)
I dati non sono conferiti dall’interessato ma acquisiti automaticamente dai sistemi tecnologici del sito.

Contatti / Diventa Partner

Le sezioni “Contatti” e “Diventa Partner” nonché le varie pagine del sito che riportano a tali sezioni o prevedono un autonomo form di contatto (cfr.: Vuoi scoprire come funziona? Contattaci!) consentono all’interessato di richiedere un contatto allo staff Otelia, fornendo i propri dati identificativi (nome / email / telefono).

Finalità e base giuridica del trattamento
(GDPR- art.13, comma 1, lett. c)
Vengono richiesti i dati identificativi e di contatto necessari (nome / email / telefono) per poter rispondere alle richieste di contatto degli interessati. L’invio della richiesta avviene sulla base del consenso dell’interessato, libero e informato, espresso mediante azione positiva inequivocabile (GDPR-art.6, co. 1, lett. a, considerando n. 32) mediante l’esecuzione di apposita check-box e/o in virtù dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso interessato (GDPR- art.6, co.1, lett. b).
Ambito di comunicazione
(GDPR- art.13, comma 1, lett. e,f)
I dati sono trattati da personale interno del Titolare, regolarmente autorizzato e istruito al trattamento (GDPR-art.29) nonché da parte di responsabili esterni debitamente nominati (vedi punto 1.5).
Periodo di conservazione dei dati
(GDPR- art.13, comma 2, lett. a)
I dati sono in via generale conservati per tempi compatibili con la finalità della raccolta, al fine di dare riscontro a tale richiesta; per i Clienti il periodo di conservazione è pari alla durata del rapporto contrattuale e sino 2 mesi dalla sua cessazione; per le altre categorie di interessati il periodo di conservazione non potrà essere superiore a 24 mesi.
Conferimento
(GDPR - art.13, comma 2, lett. f)
Il conferimento dei dati riferiti ai campi obbligatori (email o -in via alternativa- telefono) è necessario per poter ottenere una risposta, mentre i restanti campi sono facoltativi, in quanto finalizzati a fornire allo staff Otelia ulteriori elementi utili ad agevolare il contatto e/o l’oggetto della richiesta inviata dall’interessato.

Supporto

La pagina consente all’interessato, quale utente registrato al portale di supporto tecnico e già Cliente del Titolare, di richiedere assistenza tecnica al team dedicato di Otelia, mediante apertura di un “ticket” per la gestione della problematica del Cliente attinente ai prodotti software del Titolare. Vengono richiesti i dati identificativi e di contatto per poter erogare il servizio.

In caso di apertura ticket da parte del Cliente, ovvero di presentazione del programma del Titolare al potenziale cliente (prospect) in fase di offerta commerciale del prodotto, il trattamento comporta l’accesso da remoto, di volta in volta a seguito di specifici ticket di apertura, al computer del Cliente (o prospect), mediante il sistema desktop da remoto (ScreenConnect), sotto la supervisione del Clientee/o del prospect.

Finalità e base giuridica del trattamento
(GDPR- art.13, comma 1, lett. c)
Vengono richiesti i dati identificativi e di contatto necessari per poter rispondere puntualmente alle richieste inoltrare dall’interessato. L’invio della richiesta è subordinata allo specifico, libero e informato consenso (GDPR-art.6, comma1, lett.a) documentato tramite apposita check-box (GDPR-art.7, comma1). In ogni caso, il trattamento dei dati dei Clienti è necessario all’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (GDPR- art.6, co.1, lett. b).
Ambito di comunicazione
(GDPR- art.13, comma 1, lett. e,f)
I dati sono trattati da personale interno del Titolare, regolarmente autorizzato e istruito al trattamento (GDPR-art.29) nonché da parte di responsabili esterni debitamente nominati (vedi punto 1.5).
Periodo di conservazione dei dati
(GDPR- art.13, comma 2, lett. a)
I dati sono conservati per tempi compatibili con la finalità della raccolta, e -quanto ai Clienti- i dati vengono conservati per la durata del rapporto contrattuale e sino 2 mesi dalla sua cessazione, al fine di monitorare le problematiche e/&o i supporti tecnici del Cliente o a fini statistici in tale ambito in virtù di un interesse legittimo del Titolare. Nel caso di interessati, quali prospect non diventati Clienti, il trattamento cessa entro 30 giorni dalla presentazione del prodotto, con l’eliminazione dei dati del trattamento effettuato.
Conferimento
(GDPR - art.13, comma 2, lett. f)
Il conferimento dei dati riferiti ai campi obbligatori (requester/subject/description) è necessario per poter ottenere una risposta ovvero a fornire allo staff Otelia elementi utili per eseguire il servizio di assistenza tecnica a favore del Cliente.

Registrazione utenti

L’accesso alla registrazione ai fini dell’account Otelia è riservato ai Clienti del Titolare ai quali è data la possibilità di attribuirsi/assegnarsi apposite credenziali di accesso (user e password) per l’erogazione dei tutti servizi di Otelia.

Finalità e base giuridica del trattamento
(GDPR- art.13, comma 1, lett. c)
Vengono richiesti i dati identificativi e di contatto (nome / cognome dei referenti del Clienti / email) necessari per poter erogare i servizi al Cliente. Il trattamento dei dati personali è necessario all’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (GDPR- art.6, co.1, lett. b).
Ambito di comunicazione
(GDPR- art.13, comma 1, lett. e,f)
I dati sono trattati da personale interno del Titolare, regolarmente autorizzato e istruito al trattamento (GDPR-art.29) nonché da parte di responsabili esterni debitamente nominati (vedi punto 1.5).
Periodo di conservazione dei dati
(GDPR- art.13, comma 2, lett. a)
I dati sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e sino a 2 mesi dalla sua cessazione ovvero, se anteriore, sino alla eliminazione dell’account da parte dell’utente stesso.
Conferimento
(GDPR - art.13, comma 2, lett. f)
Il conferimento dei dati riferiti ai campi obbligatori (nome / cognome dei referenti del Clienti / email) è necessario la corretta individuazione del Cliente ai fini della sua gestione dell’account Otelia.

Altri dati forniti volontariamente dall’utente.

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica e/o ordinaria agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Qualora il mittente inviasse il proprio curriculum per sottoporre la propria candidatura professionale, esso rimane l’unico responsabile della pertinenza ed esattezza dei dati inviati. Al ricevimento di tale curriculum spontaneo verrà rilasciata idonea informativa privacy all’interessato mediante contatto e-mail, avvenendo il trattamento per la finalità di eventuale selezione del candidato. Il mittente si dovrà in ogni caso astenere dall’inviare informazioni rientranti nelle “particolari categorie di dati” ovvero di “dati giudiziari” (vedi punto 1.4 – Informazioni Generali); in caso di ricezione, tali informazioni verranno cancellate, non venendo in alcun modo sottoposte a trattamento da parte del Titolare.

E i Cookies…?

Otelia è cookies free! Rispettiamo la tua privacy fin dai primi passi, non acquisendo informazioni con tale modalità automatizzata e né sussiste altro processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

I tuoi diritti

  1. Potrai liberamente esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei dati trattati da Otelia:

    • Ottenere conferma che sia in o meno in corso un trattamento di dati che ti riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni relative al trattamento.
    • Richiedere la rettifica di dati inesatti;
    • Richiedere la cancellazione dei dati nel caso in cui, tra le altre ragioni, gli stessi non siano più necessari per le finalità per cui sono stati richiesti; in tal caso, Otelia provvederà a cesserà di trattare i dati, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
    • Richiedere l’applicazione della limitazione del trattamento dei dati, nel qual caso gli stessi potranno essere trattati solo previo consenso dell’interessato; fanno eccezione la conservazione dei dati stessi e l’utilizzo per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o per la protezione dei diritti di altri soggetti fisici o giuridici o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione Europea o di uno Stato Membro.
    • Opporti, in tutto od in parte, per motivi legittimi al trattamento dei tuoi dati, in tal caso, Otelia dovrà cessare di trattare i dati stessi, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per la difesa contro possibili reclami.
    • Ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati forniti a Otelia o richiedere che Otelia li trasferisca direttamente ad un altro titolare quando tecnicamente possibile.
    • Revocare il consenso concesso, se pertinente, per le finalità specificate nel precedente punto 2 senza pregiudicare la legittimità del trattamento sulla base del consenso fornito precedentemente alla revoca.
  2. I suddetti diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, e portabilità dei dati potranno essere esercitati direttamente dall’interessato o da un suo rappresentante legale o volontario, mediante richiesta rivolta a Otelia ai suoi dati di contatto mediante invio di email pec all’indirizzo otelia@pec.net.

L’interessato ha diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo.

Aggiornamento della policy

Si segnala che la presente informativa può essere oggetto di revisione periodica, anche in relazione alla normativa e giurisprudenza di riferimento. In caso di variazioni significative verrà data, per un tempo congruo, opportuna evidenza in home-page del sito. Si invita comunque l’interessato a consultare periodicamente la presente policy.

Si tratta di un’informativa, resa ai sensi dell’art. 13 del GDPR, valida esclusivamente per il sito otelia.io e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link.